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Digitalización Certificada: Requisitos para la Obtención de la Imagen Fiel e Íntegra

13/03/2008, por ALONSO HURTADO BUENO

En relación con el post recientemente publicado, y tal y como se adelantaba en su último párrafo, a continuación se indican los requisitos que debe presentar el sistema de digitalización para garantizar que la imagen digitalizada es fiel e íntegra a la que se encuentra en formato papel, pudiendo así prescindir por completo de este formato. Concretamente son:

Que el proceso de digitalización sea automático en su totalidad, desde el momento en que se introduce el documento en el escáner.
Que la digitalización sea realizada de forma que se obtenga un fichero en la memoria del sistema asociado al dispositivo de escaneo.
Que el proceso de optimización de la imagen garantice que todos los campos y datos del documento son perfectamente legibles y válidos para su gestión.
Que el fichero con la imagen digitalizada contenga la referencia identificativa de la homologación otorgada por la AEAT y una marca de tiempo, así como el nombre y el número de versión del software de digitalización empleado. Todos estos datos deberán ser introducidos mediante formato XMP.
Que el fichero obtenido, con los metadatos introducidos, sea firmado con firma electrónica reconocida o mediante cualquier otro sistema de firma electrónica admitido por la Agencia Tributaria, con base en un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. En todo caso, es necesario calcular, de forma previa a la firma, la huella digital del documento mediante un algoritmo. El algoritmo mínimo será el SHA-1.
Que se cumpla con todos los controles dispuestos en el Manual de Gestión de la Calidad del Software, encaminados a garantizar la integridad e identidad absolutas de la imagen digitalizada respecto a la original.

Adicionalmente, la norma establece otros requisitos, como son:

Que el documento obtenido disponga, al menos, de una resolución de 200 ppp.
Que la imagen digital respete la geometría originaria del documento en formato papel.
El formato del fichero de la imagen debe ser un estándar de uso común autodocumentado y autosuficiente. Los formatos deben ser reconocidos por la Agencia Tributaria. Actualmente están reconocidos los siguientes: ISO 19005 (PDF/A); PNG; JPEG 2000; PDF 5.0 ó superior; TIFF 6.0 ó superior. No obstante, el listado puede ser aumentado por la AEAT.
Que se garantice que la imagen digitalizada no pierde información respecto a la imagen original.
Que la imagen digitalizada, ya firmada electrónicamente, se conserve en una base de datos documental en la que se contenga la imagen binaria del documento y los datos requeridos por el art. 62 del RD 1624/1992.

Por último, la norma establece una serie de obligaciones a los requisitos relativos al sistema de gestión y almacenamiento de los documentos digitalizados, que garantizarán el acceso y búsqueda plena de los documentos digitalizados.

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17/03/2008-11:21:55 escrito por vmartinez

Estos requisitos son para cualquier aplicación que quiera digitalizar sus documentos (autorizaciones , etc)? O es especifico para tratar con la AEAT? Gracias
25/03/2008-13:50:33 escrito por ahurtadobueno

Buenos días, En primer lugar me gustaría pedirle disculpas por el retraso. En relación a la cuestión que planteaba, he de decirle que los requisitos que indicaba en el post son requisitos únicamente exigidos por la AEAT para garantizar que la imagen digitalizada de las facturas en formato papel, cumple con los requisitos de ser fieles e íntegras respecto a la original. Ha de tener en cuenta que la normativa actual únicamente hace referencia a lo relativo a facturas, y no a otro tipo de documentos. No obstante, es muy probable que en un corto espacio de tiempo veamos incluida una previsión de digitalización certificada, en lo que a otro tipo de documentación respecta (Contratos, Expedientes, Cheques, Pagarés, Letras de Cámbio,...) Por lo tanto, todas las aplicaciones de digitalización que quieran garantizar a sus clientes que las facturas digitalizadas son "fieles e íntegras" respecto a la original (a la que se encuentra en formato papel) deberán haber sido previamente homologadas por el Director del Departamento de Informática Tributaria, garantizando así el cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución de 24 de Octubre de la AEAT. Si el software de digitalización empleado no pretende posibilitar a sus clientes la eliminación de los documentos en papel, no sería necesario el cumplimiento de los requisitos indicados en el post. Un saludo y gracias por participar. Alonso Hurtado Bueno.

Página web: www.alonsohurtado.com
14/05/2008-11:18:52 escrito por vmartinez

Estos requisitos son para cualquier aplicación que quiera digitalizar sus documentos (autorizaciones , etc)? O es especifico para tratar con la AEAT?
Gracias